Alias Email dan Shared Mailbox untuk Tim, Apa Bedanya?

Alias email adalah alamat tambahan yang tidak punya kotak masuk sendiri. Pesan yang dikirim ke alias langsung masuk ke kotak masuk pemiliknya. Shared mailbox kebalikannya: ia punya kotak masuk sendiri, dan beberapa orang diberi akses untuk membaca serta membalas dari alamat itu.

Keduanya sering dipakai untuk alamat seperti info@, sales@, atau cs@. Salah pilih biasanya baru terasa belakangan. Email pelanggan tidak terjawab karena semua orang mengira rekannya sudah membalas, riwayat percakapan hilang saat karyawan keluar, atau satu password dipakai ramai-ramai sampai tidak ada yang tahu siapa yang mengirim email tertentu.

Bagaimana alias dan shared mailbox bekerja?

Alias email

Di Google Workspace, admin menambahkan alias lewat halaman akun pengguna di Admin console. Menurut bantuan resmi Google, satu pengguna bisa diberi hingga 30 alias tanpa biaya tambahan, dan satu alias hanya bisa dimiliki oleh satu akun. Alias juga bukan akun Google, jadi tidak bisa dipakai untuk masuk. Supaya bisa membalas dengan alamat alias, pengguna perlu mengatur alamat pengirim tambahan di Gmail.

Di hosting cPanel, fungsi yang mirip disebut forwarder. Pesan ke satu alamat diteruskan ke satu atau beberapa kotak masuk lain. Bedanya, forwarder bisa mengirim salinan ke beberapa orang sekaligus, sehingga setiap orang punya salinannya masing-masing. Cara membuatnya ada di panduan forwarder dan autoresponder di cPanel.

Shared mailbox

Shared mailbox adalah kotak masuk sungguhan dengan foldernya sendiri. Di Microsoft 365, dokumentasi resmi menyebut shared mailbox bisa menyimpan hingga 50 GB tanpa lisensi tersendiri, tetapi setiap orang yang mengaksesnya harus punya kotak surat Exchange Online berlisensi. Aksesnya diatur lewat izin, bukan dengan membagikan password. Dokumentasi yang sama menyarankan login langsung ke akun shared mailbox diblokir, membatasi penggunaannya maksimal 25 orang, dan tidak membuka akses untuk orang di luar organisasi.

Google Workspace tidak memakai istilah shared mailbox. Untuk kebutuhan yang mirip, bantuan Google mengarahkan ke Google Groups atau delegasi Gmail.

Di hosting cPanel biasa, tidak ada fitur shared mailbox dengan izin per orang. Yang sering dilakukan adalah membuat satu akun email lalu memasangnya di perangkat beberapa staf lewat IMAP. Cara ini jalan, tapi semua orang memakai password yang sama dan tidak ada catatan siapa melakukan apa.

Perbandingan alias dan shared mailbox

Kapan memilih alias, kapan shared mailbox?

Pilih alias bila alamat itu sebenarnya dipegang satu orang. Contohnya pemilik usaha yang ingin menerima email owner@ dan direktur@ di satu kotak masuk, atau staf keuangan yang menerima tagihan@ sendirian. Alias juga pas untuk alamat yang jarang dibalas, misalnya alamat khusus pendaftaran akun di layanan pihak ketiga.

Forwarder ke beberapa orang cocok untuk notifikasi yang cukup dibaca, bukan dibalas. Contohnya laporan formulir situs yang perlu diketahui tim penjualan dan pemilik usaha sekaligus.

Pilih shared mailbox bila alamat itu menjadi "meja layanan". Pesan ke cs@ atau sales@ yang dibalas bergantian oleh beberapa orang lebih rapi di satu kotak bersama. Semua orang melihat pesan mana yang sudah dibalas, dan saat ada pergantian staf, riwayat percakapan dengan pelanggan tidak ikut pergi.

Kalau timmu tumbuh dan email pelanggan masuk dari banyak kanal sekaligus, misalnya email, WhatsApp, dan formulir situs, pertimbangkan aplikasi helpdesk atau inbox bersama yang memberi status dan penanggung jawab tiap percakapan.

Contoh susunan alamat untuk tim kecil

Misalkan usahamu punya lima orang: pemilik, dua staf penjualan, satu admin keuangan, dan satu teknisi. Susunan yang masuk akal kira-kira seperti ini. Alamat direktur@ dan owner@ cukup menjadi alias di akun pemilik. Alamat tagihan@ menjadi alias di akun admin keuangan, karena hanya dia yang mengurus pembayaran. Alamat sales@ dan cs@ lebih cocok menjadi kotak bersama yang dibuka kedua staf penjualan, supaya mereka bisa bergantian membalas dan saling melihat riwayat. Notifikasi formulir situs bisa diteruskan ke sales@ dan ke pemilik sekaligus.

Tulis susunan ini di satu dokumen sederhana. Saat ada karyawan baru atau karyawan keluar, kamu tinggal melihat daftar itu untuk tahu alamat mana yang perlu dipindahkan.

Hal teknis yang sering terlupa

Membalas dari alias butuh pengaturan alamat pengirim. Kalau tidak diatur, balasan keluar dengan alamat pribadi staf, dan pelanggan mulai membalas langsung ke orang itu. Pada email di domain sendiri, pastikan juga catatan SPF, DKIM, dan DMARC domainmu mencakup server yang dipakai untuk mengirim. Penjelasan lengkapnya ada di artikel SPF, DKIM, dan DMARC.

Forwarder ke alamat di luar domainmu, misalnya ke Gmail pribadi, perlu hati-hati. Pesan spam yang ikut diteruskan bisa membuat server pengirim terlihat seperti sumber spam di mata penerima.

Ukuran kotak bersama juga perlu dipantau. Dokumentasi Microsoft menyebut shared mailbox yang mencapai batas penyimpanan akan berhenti bisa mengirim, lalu lama-lama berhenti menerima email. Untuk kotak email di hosting, pelajari langkahnya di kuota email penuh dan cara mengosongkannya.