Cara Membuat Laporan Laba Rugi Sederhana untuk UMKM
Panduan langkah demi langkah membuat laporan laba rugi bulanan untuk UMKM, lengkap dengan format sederhana dan contoh perhitungan.
Jawaban singkat
Laporan laba rugi sederhana menghitung pendapatan dikurangi HPP untuk mendapat laba kotor, lalu dikurangi biaya operasional untuk mendapat laba bersih dalam satu periode. UMKM cukup menyusunnya bulanan dari catatan penjualan dan pengeluaran yang rapi.
Daftar isi
- Apa isi laporan laba rugi?
- Langkah menyusun laporan laba rugi bulanan
- Contoh laporan laba rugi sederhana
- Kesalahan yang sering terjadi
- Mencampur uang pribadi dan uang usaha
- Menganggap semua belanja stok sebagai biaya bulan itu
- Lupa gaji pemilik
- Melewatkan biaya kecil yang rutin
- Menyamakan laba dengan uang di rekening
- Perlukah mengikuti standar akuntansi resmi?
- Pertanyaan yang sering diajukan
Kamu tahu usahamu ramai, tapi tidak yakin sebenarnya untung berapa bulan ini? Laporan laba rugi menjawab pertanyaan itu. Isinya sederhana: berapa uang yang masuk dari penjualan, berapa biaya untuk menghasilkannya, dan berapa sisanya.
Laporan ini tidak harus dibuat akuntan. Dengan catatan transaksi yang rapi dan spreadsheet, pemilik UMKM bisa menyusunnya sendiri setiap bulan. Berikut langkahnya.
Apa isi laporan laba rugi?
Strukturnya selalu mengalir dari atas ke bawah:
- Pendapatan: total penjualan dalam periode itu.
- Harga pokok penjualan (HPP): biaya langsung untuk barang yang terjual.
- Laba kotor: pendapatan dikurangi HPP.
- Biaya operasional: biaya menjalankan usaha, seperti gaji, sewa, listrik, internet, iklan, dan biaya admin marketplace.
- Laba bersih: laba kotor dikurangi biaya operasional (dan pajak, bila ada).
Kalau hasilnya negatif, usahamu sedang rugi pada periode itu.
Langkah menyusun laporan laba rugi bulanan
- Tentukan periode. Untuk UMKM, laporan bulanan paling praktis. Pakai tanggal 1 sampai akhir bulan, jangan berpindah-pindah.
- Kumpulkan data penjualan. Ambil dari catatan kasir, rekap marketplace, mutasi rekening, dan nota manual. Pakai angka penjualan setelah dikurangi retur dan potongan harga yang diberikan.
- Hitung HPP untuk barang yang terjual. Bukan semua belanja stok bulan ini, melainkan biaya barang yang benar-benar terjual. Cara paling sederhana: stok awal ditambah pembelian, dikurangi stok akhir.
- Kumpulkan biaya operasional. Daftar semua pengeluaran rutin dan tidak rutin yang terkait usaha bulan itu. Pisahkan dari pengeluaran pribadi.
- Susun dalam format laporan. Masukkan angka ke tabel dengan urutan pendapatan, HPP, laba kotor, biaya, laba bersih.
- Periksa kewajaran. Bandingkan dengan bulan lalu. Kalau ada lonjakan aneh, cek apakah ada transaksi yang tercatat dua kali atau belum tercatat.
Kalau kamu belum terbiasa menghitung HPP per produk, panduan rincinya ada di cara menghitung HPP untuk produk jualan online.
Contoh laporan laba rugi sederhana
Angka berikut hanya ilustrasi untuk sebuah toko online kecil, bukan patokan.
| Pos | Jumlah (Rp) |
|---|---|
| Penjualan kotor | 30.000.000 |
| Dikurangi retur dan potongan | (1.000.000) |
| Pendapatan bersih | 29.000.000 |
| HPP (stok awal 8 juta + pembelian 18 juta - stok akhir 9 juta) | (17.000.000) |
| Laba kotor | 12.000.000 |
| Gaji karyawan | (4.000.000) |
| Biaya admin marketplace | (2.000.000) |
| Iklan | (1.500.000) |
| Kemasan dan ongkir yang ditanggung toko | (1.000.000) |
| Internet, listrik, dan langganan aplikasi | (500.000) |
| Laba bersih sebelum pajak | 3.000.000 |
Dari contoh ini terlihat bahwa penjualan Rp30 juta tidak berarti untung Rp30 juta, bahkan tidak Rp12 juta. Setelah semua biaya, yang tersisa jauh lebih kecil. Inilah gunanya laporan laba rugi. Dari contoh yang sama kamu juga bisa melihat pos mana yang paling besar, sehingga tahu di mana penghematan paling berdampak.
Kesalahan yang sering terjadi
Mencampur uang pribadi dan uang usaha
Belanja rumah tangga yang dibayar dari rekening usaha membuat biaya tampak lebih besar, sebaliknya biaya usaha yang dibayar dari dompet pribadi sering lupa dicatat. Pisahkan rekening sejak awal. Prinsip dasarnya dibahas di pembukuan sederhana untuk bisnis online.
Menganggap semua belanja stok sebagai biaya bulan itu
Kalau kamu belanja stok besar di akhir bulan, lalu semuanya dicatat sebagai biaya, laporan akan menunjukkan rugi padahal stoknya masih ada di gudang. Itulah kenapa HPP dihitung dari barang yang terjual, bukan dari belanja.
Lupa gaji pemilik
Banyak pemilik usaha bekerja penuh waktu tanpa mencatat gaji untuk dirinya. Laba terlihat bagus, padahal kalau pemilik harus digantikan orang lain, usaha itu mungkin tidak untung. Catat gaji wajar untuk dirimu sebagai biaya, atau setidaknya sadari bahwa laba bersih belum memperhitungkannya.
Melewatkan biaya kecil yang rutin
Biaya admin, potongan payment gateway, langganan aplikasi, dan ongkir yang ditanggung toko terlihat kecil satu per satu, tapi bisa besar bila dijumlah. Untuk penjual marketplace, hitungannya dibahas di margin bersih setelah biaya admin marketplace.
Menyamakan laba dengan uang di rekening
Laba bersih bukan saldo kas. Penjualan yang belum dibayar pelanggan sudah tercatat sebagai pendapatan, sementara pembelian aset seperti mesin tidak langsung masuk biaya. Untuk memantau uang yang benar-benar ada, kamu butuh catatan arus kas yang terpisah. Penjelasannya di cara mengatur arus kas UMKM.
Perlukah mengikuti standar akuntansi resmi?
Untuk keperluan internal, format sederhana di atas sudah sangat membantu. Kalau kamu butuh laporan untuk pengajuan pinjaman bank atau keperluan formal lain, pihak yang meminta biasanya punya syarat sendiri. Ikatan Akuntan Indonesia menerbitkan SAK EMKM, standar akuntansi yang ditujukan untuk entitas mikro, kecil, dan menengah. Konsultasikan dengan akuntan bila laporan akan dipakai di luar usahamu.
Untuk urusan pajak, laporan laba rugi juga membantu, meskipun skema pajak yang berlaku untukmu bisa saja dihitung dari omzet, bukan dari laba. Cek aturan yang berlaku untuk jenis usahamu atau tanyakan ke kantor pajak.
Pertanyaan yang sering diajukan
Seberapa sering laporan laba rugi perlu dibuat?
Untuk UMKM, bulanan sudah ideal. Dengan laporan bulanan, kamu bisa cepat melihat bulan mana yang rugi dan mencari penyebabnya.
Apakah bisa dibuat di Excel atau Google Sheets?
Bisa. Buat satu lembar untuk mencatat transaksi harian dengan kolom kategori, lalu satu lembar laporan yang menjumlahkan per kategori dengan rumus SUMIF.
Apa beda laba kotor dan laba bersih?
Laba kotor adalah pendapatan dikurangi HPP. Laba bersih adalah laba kotor dikurangi semua biaya operasional dan pajak. Laba kotor menunjukkan apakah produkmu dijual dengan harga yang cukup, laba bersih menunjukkan apakah usahamu secara keseluruhan untung.
Apakah pembelian peralatan masuk biaya bulan itu?
Untuk peralatan yang dipakai bertahun-tahun, secara akuntansi biayanya disebar selama masa pakai (penyusutan). Untuk laporan internal yang sederhana, setidaknya catat terpisah supaya tidak membuat satu bulan tampak sangat rugi.
Usaha saya jasa, tidak punya stok. Bagaimana HPP-nya?
Usaha jasa bisa memakai biaya langsung untuk mengerjakan jasa itu, misalnya bahan habis pakai atau upah tenaga lepas per proyek, sebagai pengganti HPP.
Checklist laporan laba rugi bulanan:
- Periode jelas dan konsisten setiap bulan.
- Penjualan sudah dikurangi retur dan potongan.
- HPP dihitung dari barang yang terjual.
- Semua biaya operasional tercatat, termasuk biaya kecil.
- Uang pribadi tidak tercampur.
- Hasil dibandingkan dengan bulan sebelumnya.
