Cara Membangun Daftar Email Pelanggan Secara Legal

Tumpukan kartu nama dari pameran, ekspor kontak pembeli, atau file "database pelanggan" yang ditawarkan orang di grup: semuanya tampak seperti modal email marketing, padahal tidak satu pun otomatis boleh dikirimi newsletter. Daftar email yang legal dibangun dari orang yang secara sadar mendaftar untuk tujuan yang kamu jelaskan, dengan bukti persetujuan yang tersimpan dan cara berhenti yang mudah.

Ada dua alasan yang saling menguatkan. Dari sisi hukum, Indonesia punya Undang-Undang Nomor 27 Tahun 2022 tentang Pelindungan Data Pribadi (UU PDP), dan alamat email termasuk data pribadi. Dari sisi teknis, Gmail, Yahoo, dan Outlook menilai pengirim dari reaksi penerima. Daftar yang berisi orang yang tidak pernah merasa mendaftar akan menghasilkan keluhan spam, dan keluhan itu merusak pengiriman ke semua pelangganmu yang lain.

Apa kata UU PDP soal persetujuan?

Artikel ini bukan nasihat hukum, tetapi beberapa ketentuan UU PDP langsung relevan untuk email marketing.

UU PDP mewajibkan pengendali data pribadi punya dasar pemrosesan. Salah satu dasarnya adalah persetujuan yang sah secara eksplisit untuk tujuan tertentu yang sudah disampaikan kepada pemilik data. Untuk newsletter dan promosi, persetujuan inilah dasar yang paling jelas.

Undang-undang itu juga mengatur bentuk persetujuan: dilakukan secara tertulis atau terekam, dan boleh disampaikan secara elektronik. Artinya, centang di formulir online bisa menjadi bentuk persetujuan, asalkan kamu bisa menunjukkan rekamannya.

Pemilik data berhak menarik kembali persetujuannya. Bila itu terjadi, UU PDP mewajibkan pengendali menghentikan pemrosesan paling lambat 3 x 24 jam sejak permintaan penarikan diterima. Masa penyesuaian bagi pelaku usaha adalah 2 tahun sejak undang-undang diundangkan pada 17 Oktober 2022, sehingga ketentuan ini sudah berlaku penuh.

Cara mengumpulkan pendaftar dengan benar

Formulir yang jujur

Formulir pendaftaran sebaiknya menyebut dengan jelas apa yang akan dikirim dan seberapa sering, misalnya "Tips dan promo bulanan dari toko kami". Minta data seperlunya saja. Untuk newsletter, alamat email dan nama depan biasanya cukup.

Bila formulir itu juga dipakai untuk hal lain, misalnya checkout atau unduhan, pisahkan persetujuan marketing dalam kotak centang tersendiri yang tidak tercentang otomatis. Persetujuan yang disembunyikan di syarat dan ketentuan panjang sulit dianggap eksplisit.

Lead magnet yang relevan

Lead magnet adalah sesuatu yang bernilai yang diberikan sebagai imbalan pendaftaran, seperti panduan PDF, daftar harga, template, atau kode diskon pembelian pertama. Pilih yang berhubungan langsung dengan produkmu. Orang yang mendaftar demi panduan merawat tanaman kemungkinan besar tertarik dengan toko tanamanmu. Orang yang mendaftar demi undian ponsel belum tentu.

Tempatkan formulir di titik yang wajar: akhir artikel blog, halaman produk, atau halaman khusus pendaftaran. Prinsip menyusun halaman seperti itu ada di landing page yang menjual.

Double opt-in

Double opt-in berarti setelah mengisi formulir, pendaftar menerima email konfirmasi dan baru masuk daftar setelah mengklik tautannya. Langkah tambahan ini menyaring salah ketik, alamat palsu, dan pendaftaran iseng atas nama orang lain. Hasilnya daftar yang sedikit lebih kecil tetapi jauh lebih sehat, dan kamu sekaligus punya rekaman persetujuan yang kuat.

Apa saja yang perlu dicatat sebagai bukti persetujuan?

Simpan catatan untuk setiap pendaftar, minimal seperti ini:

Sebagian besar aplikasi email marketing mencatat hal-hal ini otomatis. Pastikan fiturnya aktif dan datanya bisa diekspor bila suatu saat diminta.

Kenapa membeli daftar email merugikan?

Daftar yang dibeli hampir pasti tidak punya persetujuan dari pemilik alamatnya untuk dihubungi olehmu, sehingga bertentangan dengan semangat persetujuan eksplisit di UU PDP.

Dari sisi pengiriman, kerugiannya cepat terasa. Daftar seperti itu biasanya berisi banyak alamat mati yang memantul, alamat jebakan (spam trap) yang dipasang pengelola daftar hitam, dan orang yang menandai emailmu sebagai spam karena merasa tidak pernah mendaftar. Google meminta spam rate tetap di bawah 0,3 persen, angka yang mudah terlewati oleh satu kiriman ke daftar beli. Begitu reputasi domain turun, email ke pelanggan yang sah pun ikut masuk spam. Cara memantaunya ada di cek reputasi domain dan IP.

Menangani berhenti berlangganan

Berhenti berlangganan harus semudah mendaftar. Sediakan tautan yang terlihat di setiap email pemasaran, tanpa meminta login atau mengisi formulir panjang. Untuk pengiriman massal ke Gmail dan Yahoo, unsubscribe sekali klik lewat header email sudah menjadi syarat, seperti dirangkum di aturan pengirim massal Gmail, Yahoo, dan Outlook.

Proses permintaan secepatnya, dan pastikan tidak melebihi batas 3 x 24 jam dari UU PDP. Jangan memasukkan kembali alamat yang sudah berhenti hanya karena alamat itu muncul lagi di impor data lama. Simpan daftar penolakan (suppression list) agar alamat itu tidak terkirimi lagi secara tidak sengaja.

Tawarkan pilihan bila memungkinkan, misalnya hanya menerima ringkasan bulanan alih-alih email mingguan. Sebagian orang ingin mengurangi, bukan berhenti sama sekali.

Merawat daftar setelah terbangun

Daftar yang sehat perlu dirawat. Hapus alamat yang memantul permanen, kirimi kampanye penyegaran untuk pelanggan yang lama tidak membuka, lalu hapus yang tetap tidak merespons. Pastikan juga domain pengirim sudah memakai SPF, DKIM, dan DMARC, karena email yang bagus pun bisa tertahan bila autentikasinya gagal. Untuk daftar baru yang besar, naikkan volume kiriman bertahap seperti di warm up domain email.