Apa Itu SaaS dan Bedanya dengan Software Biasa?

Bayangkan kamu butuh aplikasi akuntansi untuk usaha. Dulu, caranya membeli CD atau file instalasi, memasangnya di komputer kantor, lalu membeli versi baru beberapa tahun kemudian. Sekarang, kamu cukup mendaftar di sebuah situs, memasukkan data kartu, dan langsung bisa bekerja dari browser di laptop mana pun. Cara kedua inilah yang disebut SaaS.

SaaS, singkatan dari software as a service, adalah model di mana aplikasi berjalan di server milik penyedia dan kamu memakainya lewat internet dengan membayar langganan, biasanya bulanan atau tahunan. Kamu tidak memasang, memperbarui, atau merawat server-nya. Email kantor berbasis web, aplikasi rapat video, alat manajemen proyek, dan banyak aplikasi kasir modern adalah contoh SaaS yang dipakai sehari-hari.

Bagaimana cara kerja SaaS?

Penyedia SaaS menjalankan satu aplikasi di server mereka, lalu melayani banyak pelanggan sekaligus. Data tiap pelanggan dipisahkan secara logis, sehingga perusahaan A tidak bisa melihat data perusahaan B meskipun memakai aplikasi yang sama. Model ini disebut multi-tenant.

Karena hanya ada satu versi aplikasi yang berjalan, pembaruan dilakukan penyedia untuk semua pelanggan sekaligus. Kamu bangun pagi dan fitur baru sudah ada, tanpa perlu mengunduh apa pun. Sisi lainnya, kamu juga tidak bisa menolak perubahan tampilan atau fitur yang tidak kamu sukai.

SaaS adalah salah satu dari tiga model layanan awan yang umum disebut. Di bawahnya ada PaaS (platform as a service), yang menyediakan lingkungan untuk menjalankan aplikasi buatanmu sendiri, dan IaaS (infrastructure as a service), yang menyediakan server virtual, penyimpanan, dan jaringan. Makin ke bawah, makin banyak yang kamu kendalikan sekaligus makin banyak yang harus kamu urus.

Apa bedanya dengan software biasa?

Software biasa di sini maksudnya software yang dibeli lisensinya lalu dipasang di komputer atau server sendiri, sering disebut on-premise. Perbedaan utamanya terangkum dalam tabel berikut.

Garisnya tidak selalu tegas. Banyak software sekarang dijual dengan dua pilihan sekaligus, dan ada juga software open source yang bisa kamu pasang sendiri di server sendiri, sehingga kamu mendapat kendali penuh tanpa biaya lisensi, tapi tetap harus merawatnya. Contohnya, sejumlah aplikasi open source populer juga punya versi awan berbayar yang dikelola langsung oleh pembuatnya.

Kelebihan yang membuat SaaS populer

Alasan terbesar adalah kecepatan memulai. Usaha kecil tidak perlu membeli server, menyewa teknisi, atau menunggu instalasi. Biaya awal rendah karena dibayar sedikit demi sedikit, dan mudah dinaikkan atau diturunkan sesuai jumlah pengguna.

Akses dari mana saja juga mengubah cara kerja. Pemilik usaha bisa melihat laporan penjualan dari ponsel, tim bisa bekerja dari rumah, dan cabang baru cukup dibuatkan akun. Pembaruan keamanan pun dipasang penyedia tanpa menunggu ada yang ingat.

Ada juga keuntungan yang jarang disadari: beban teknis berpindah ke penyedia. Hal-hal seperti kapasitas server, pemantauan, cadangan harian, dan pemulihan saat ada kerusakan perangkat keras sudah menjadi bagian dari layanan. Untuk usaha tanpa staf IT, ini berarti pemilik bisa fokus mengurus bisnis, bukan mengurus komputer.

Uji coba juga lebih mudah. Kebanyakan SaaS menyediakan masa coba gratis atau paket dasar, sehingga kamu bisa menilai beberapa aplikasi sekaligus sebelum memutuskan. Bandingkan dengan software terpasang, yang sering kali baru ketahuan tidak cocok setelah lisensinya dibeli.

Risiko yang perlu diperhitungkan

Ketergantungan adalah risiko utama. Bila penyedia menaikkan harga, mengubah fitur, mengalami gangguan, atau menutup layanannya, bisnismu ikut terdampak. Karena itu, sebelum memakai SaaS untuk hal penting, pastikan data bisa diekspor dalam format yang bisa dipakai di tempat lain, dan lakukan ekspor berkala.

Biaya jangka panjang juga perlu dihitung. Langganan yang terasa ringan per bulan bisa menjadi besar setelah dikalikan jumlah pengguna, jumlah aplikasi, dan tahun pemakaian. Tidak sedikit kantor yang membayar langganan untuk akun karyawan yang sudah keluar atau aplikasi yang tidak dipakai lagi. Audit langganan setiap beberapa bulan.

Lalu soal data. Data bisnismu tersimpan di server pihak lain, kadang di luar negeri. Bila datanya berisi data pribadi pelanggan, kamu tetap bertanggung jawab menjaganya menurut Undang-Undang Pelindungan Data Pribadi, termasuk memilih penyedia yang keamanannya memadai. Baca kebijakan privasi dan ketentuan layanan, setidaknya bagian tentang lokasi data, kepemilikan data, dan apa yang terjadi saat langganan berakhir.

Kapan memilih yang mana

SaaS cocok untuk kebutuhan umum yang tidak membedakan bisnismu dari pesaing: email, dokumen, rapat, akuntansi dasar, kasir. Hampir tidak ada alasan membangun atau memasang sendiri aplikasi seperti ini untuk usaha kecil.

Software terpasang atau aplikasi open source di server sendiri layak dipertimbangkan bila ada aturan bahwa data harus berada di bawah kendalimu, bila biaya langganan untuk banyak pengguna sudah jauh melampaui biaya mengelola server, atau bila kamu butuh kustomisasi yang tidak disediakan SaaS. Pertimbangan untung ruginya dibahas di panduan self-hosting untuk bisnis.

Bagi yang justru ingin membangun produk SaaS sendiri, gambaran pasar, model bisnis, dan tantangannya di Indonesia ada di panduan bisnis SaaS Indonesia, sedangkan cara menentukan paket langganannya dibahas di model harga SaaS.

Ringkasan

SaaS adalah software yang kamu sewa dan pakai lewat internet, sementara software biasa kamu beli, pasang, dan rawat sendiri. SaaS unggul dalam kecepatan, kemudahan, dan biaya awal, tapi membuatmu bergantung pada penyedia. Pilih SaaS untuk kebutuhan umum, pastikan data selalu bisa diekspor, dan pertimbangkan software di server sendiri bila kendali atas data atau biaya jangka panjang menjadi prioritas.