Nextcloud: Penyimpanan File ala Google Drive Milik Sendiri

Nextcloud adalah perangkat lunak open-source untuk menyimpan, menyinkronkan, dan berbagi file di server yang kamu pilih sendiri. Dari sisi pengguna, rasanya mirip Google Drive atau Dropbox: unggah lewat browser, sinkronkan folder di laptop, buka dari HP, lalu bagikan link ke rekan atau klien.

Yang dipertaruhkan saat memilih bukan soal fitur, tapi soal tanggung jawab. Salah pilih bisa berarti membayar langganan per pengguna yang terus membengkak, atau sebaliknya, memegang server sendiri tanpa ada yang mengurus backup-nya. Dua-duanya merugikan, hanya dengan cara yang berbeda.

Nextcloud dibandingkan cloud storage umum

Sebelum masuk ke perbandingan, ada baiknya melihat dulu apa yang sebenarnya kamu dapat dari Nextcloud dan apa yang harus kamu tanggung.

Fitur yang tersedia

Fungsi utamanya penyimpanan dan berbagi file. Selebihnya bisa diperluas dengan aplikasi tambahan dari katalog resminya¹.

• Sinkronisasi file lewat aplikasi desktop untuk Windows, macOS, dan Linux, sehingga folder di komputer tetap sama dengan isi server.
• Aplikasi HP untuk Android dan iOS, termasuk unggah foto otomatis.
• Berbagi file dan folder ke sesama pengguna, ke grup, atau lewat link publik dengan password dan tanggal kedaluwarsa.
• Riwayat versi: file yang tertimpa bisa dikembalikan, dan file terhapus masuk tempat sampah lebih dulu.
• Kalender dan kontak yang disinkronkan lewat standar CalDAV dan CardDAV.
• Akses WebDAV dari aplikasi lain yang mendukungnya.
• Keamanan akun dengan login dua langkah (2FA) serta hak akses per pengguna atau grup.

Mengedit dokumen Office langsung di browser juga bisa, lewat aplikasi tambahan seperti Nextcloud Office yang terhubung ke server dokumen terpisah. Fitur ini butuh sumber daya lebih, jadi masukkan ke rencana sejak awal kalau tim memerlukannya.

Perbandingan utama

Tabel ini memperlihatkan pertukarannya dengan jelas. Layanan umum praktis dan tidak perlu dirawat. Nextcloud memberi kendali, tapi menuntut perhatian pada server, kapasitas, dan backup.

Biaya tersembunyi dari kendali penuh

Nextcloud adalah aplikasi web berbasis PHP yang butuh server, database, dan penyimpanan. Artinya ada beberapa hal yang harus dihitung sebelum mulai.

Pertama, kapasitas: perkirakan total file tim sekarang dan pertumbuhannya. Kedua, sumber daya server, karena pengguna yang banyak atau office online butuh RAM lebih. Ketiga, domain dan SSL, sebab akses lewat HTTPS wajib agar file dan password tidak terkirim tanpa enkripsi.

Lalu ada urusan akun. Rancang grup lebih dulu, misalnya Keuangan, Marketing, dan Proyek, sebelum mengundang pengguna.

Kapan memilih Nextcloud, kapan layanan umum?

Pilih Nextcloud bila kebijakan internal mengharuskan data disimpan di server sendiri, misalnya dokumen klien atau arsip proyek. Ia juga masuk akal ketika jumlah pengguna banyak, sehingga biaya per pengguna terasa berat dibanding biaya satu server. Tim yang ingin satu tempat untuk file, kalender, dan kontak, tanpa bergantung pada akun pribadi karyawan, juga akan merasakan manfaatnya. Begitu pula kalau kamu sering mengirim file besar ke klien lewat link berpassword yang bisa dicabut kapan saja.

Pilih layanan cloud storage umum bila timmu hanya beberapa orang dan tidak ada tuntutan soal lokasi data. Dalam situasi itu, kesederhanaan lebih berharga daripada kendali, dan tidak ada yang perlu mengurus server.

Kalau kamu condong ke Nextcloud, masih ada dua jalan.

Memasang sendiri di VPS

Nextcloud bisa dipasang di VPS dengan Docker atau paket instalasi resmi. Kendalimu penuh, tapi web server, database, SSL, update, dan keamanan menjadi urusanmu sendiri.

Memakai Nextcloud siap jalan

Cara yang lebih ringkas adalah Nextcloud di Nivelva Apps. Alurnya seperti ini:

Perlu dicatat, backup harian di Nivelva Apps adalah add-on berbayar, bukan bawaan. Kapasitas penyimpanan dan harga terbaru bisa kamu cek di halaman Nivelva Apps atau tanyakan ke tim sebelum memesan. Gambaran umum layanannya ada di panduan Nivelva Apps.

Satu hal lagi: Nextcloud menyimpan file, bukan password. Untuk menyimpan dan berbagi password akun bisnis, pakai alat khusus seperti yang dibahas di password manager untuk tim dengan Vaultwarden.

Konsultasi Nextcloud untuk penyimpanan file tim