Office 365 A1 Gratis untuk Sekolah Berakhir, Lalu Apa?

Office 365 A1 adalah paket Microsoft gratis untuk institusi pendidikan yang selama ini memberi email sekolah, Teams, SharePoint, dan Office versi web tanpa biaya. Pada 5 November 2026, Microsoft mengumumkan A1 akan pensiun pada 1 Januari 2028, bersama Student Use Benefit (lisensi siswa gratis yang menyertai pembelian lisensi guru) dan Exchange Online for Alumni versi gratis.

Yang dipertaruhkan bagi sekolah adalah layanan yang dipakai setiap hari: alamat email siswa dan guru, kelas di Teams, dan file di OneDrive atau SharePoint. Kabar baiknya, perubahan ini tidak terjadi besok pagi. Kabar kurang baiknya, pengganti gratisnya jauh lebih terbatas, dan keputusan perlu diambil jauh sebelum kontrak diperpanjang.

Apa yang sebenarnya diumumkan Microsoft?

Jadwal resmi

Menurut halaman resmi Microsoft Learn per 11 November 2026, urutannya seperti ini:

• 5 November 2026: pengumuman, sekaligus akhir penjualan Office 365 A1 lewat kanal web langsung.
• 1 Desember 2026: Microsoft 365 Education A2 tersedia.
• 1 Mei 2027: akhir penjualan A1 lewat kanal mitra (CSP dan Volume Licensing).
• 1 Januari 2028: A1, Student Use Benefit, dan Exchange Online for Alumni gratis pensiun. A0, A3, dan A5 versi baru tersedia.

Kuncinya ada di kalimat ini: semua perubahan berlaku pada perpanjangan atau perluasan kontrak pertama pada atau setelah 1 Januari 2028. Kontrak yang sedang berjalan, termasuk kontrak tahun jamak, tetap berlaku sampai masa kontraknya habis. Microsoft juga menyatakan perpanjangan lebih awal untuk menghindari perubahan ini tidak diizinkan.

Pengganti gratis bernama A0

Microsoft 365 Education A0 adalah lisensi siswa tanpa biaya tambahan. Isinya aplikasi Office versi desktop dan web, OneDrive, Minecraft Education, Microsoft Entra ID Free, dan akses Learning Zone. Yang tidak termasuk: Exchange Online (email), SharePoint Online, dan Teams.

Syaratnya juga lebih ketat. A0 hanya tersedia bila seluruh guru dan staf memakai lisensi berbayar minimal A2, dan untuk siswa yang aktif memakai perangkat Windows untuk belajar. Menurut FAQ resmi, institusi bisa mendapat hingga 20 lisensi A0 per lisensi guru berbayar yang memenuhi syarat. A0 juga tidak menambah kuota penyimpanan, karena jatah penyimpanan dasar 100 TB yang selama ini diberikan akan dihapus saat perpanjangan, dan kapasitas ke depan dihitung dari lisensi berbayar.

Media teknologi seperti gHacks dan The Register, yang meliput pengumuman ini pada 10 November 2026, menyoroti hal yang sama: sekolah yang ingin siswanya tetap punya email dan Teams di ekosistem Microsoft kemungkinan perlu membayar lisensi siswa.

Pilihan apa saja yang tersedia untuk sekolah?

Microsoft belum mempublikasikan harga baru per siswa untuk sekolah di Indonesia di halaman resmi yang dirujuk artikel ini, dan harga lisensi pendidikan biasanya ditentukan lewat mitra. Karena itu perbandingan di bawah fokus pada isi layanan, bukan harga.

Kapan bertahan di Microsoft, kapan pindah?

Bertahan di Microsoft masuk akal bila sekolahmu sudah membeli lisensi guru berbayar, perangkat siswanya Windows, dan banyak materi ajar tersimpan di OneDrive, SharePoint, atau Teams. Dalam kondisi ini, kombinasi lisensi bisa jadi jalan tengah: A0 untuk siswa kelas bawah yang cukup memakai aplikasi Office, dan lisensi berbayar untuk siswa yang memang butuh email dan Teams. Microsoft secara resmi mengizinkan pencampuran lisensi seperti ini.

Pindah ke Google Workspace for Education Fundamentals layak dipertimbangkan bila sekolahmu tidak punya anggaran lisensi, perangkat siswanya beragam (Chromebook, Android, atau laptop campuran), dan kebutuhannya berpusat pada email, Classroom, dan penyimpanan bersama. Kelayakan institusi tetap ditentukan Google, jadi cek dulu syaratnya di pusat bantuan resmi Google. Perbedaan dua ekosistem ini dari sisi kantor dibahas di Google Workspace atau Microsoft 365 untuk kantor kecil, dan banyak poinnya berlaku juga untuk sekolah.

Bagaimana dengan mengelola email sendiri?

Mengelola email dan aplikasi sendiri biasanya hanya cocok untuk yayasan yang punya tim IT tetap. Biayanya bisa lebih terkendali, tetapi tanggung jawab keamanan, cadangan data, dan perlindungan data siswa sepenuhnya ada di sekolah.

Apa pun pilihannya, jangan berhenti di soal aplikasi. Pertanyaan yang lebih penting adalah proses apa yang benar-benar perlu didigitalkan, seperti dibahas di digitalisasi sekolah, apakah aplikasi saja cukup.

Bagaimana menyiapkan transisinya?

Mulai dengan inventaris: berapa akun guru, staf, siswa, dan alumni yang aktif, lisensi apa yang dipakai masing-masing, dan berapa besar penyimpanan yang terpakai. Microsoft sendiri menyarankan langkah ini, termasuk menghitung kebutuhan penyimpanan dengan model baru sebelum perpanjangan.

Setelah itu, tentukan layanan mana yang benar-benar dipakai. Banyak sekolah memakai Teams hanya saat pembelajaran jarak jauh, sementara yang dipakai setiap hari adalah email dan dokumen. Data ini menentukan apakah sekolah perlu lisensi berbayar untuk semua siswa, sebagian, atau tidak sama sekali.

Terakhir, siapkan rencana komunikasi. Alamat email siswa sering dipakai untuk akun ujian, platform belajar lain, dan pendaftaran lomba. Perubahan alamat atau layanan perlu diumumkan jauh hari, dengan panduan sederhana untuk siswa dan orang tua. Bila guru di sekolahmu juga mulai memakai AI untuk menyiapkan materi, pertimbangkan alat apa yang akan tersedia di paket pilihanmu, seperti dibahas di AI untuk guru, dari modul ajar sampai bank soal.