Otomasi Persetujuan Cuti dan Reimburse Tanpa Coding

Pengajuan cuti dan reimburse bisa berjalan otomatis tanpa coding: karyawan mengisi form, atasan menerima email dengan tombol setuju atau tolak, lalu hasilnya tercatat sendiri di spreadsheet dan karyawan langsung diberi tahu.

Kenapa ini penting? Di banyak kantor kecil, pengajuan masih lewat chat pribadi. Pesan tenggelam, atasan lupa membalas, struk reimburse hilang di galeri HP, dan di akhir bulan bagian keuangan harus menelusuri ulang semuanya. Alur yang tercatat membuat semua pihak tahu status pengajuan tanpa harus saling bertanya.

Seperti apa alur persetujuan yang baik?

Sebelum menyentuh alat apa pun, tuliskan alurnya di kertas. Alur yang sederhana biasanya terdiri dari lima tahap:

1. Karyawan mengajukan lewat form.
2. Sistem mencatat pengajuan dengan status "Menunggu".
3. Atasan menerima permintaan persetujuan.
4. Atasan menyetujui atau menolak, dan status diperbarui.
5. Karyawan (dan bagian keuangan untuk reimburse) menerima pemberitahuan.

Tentukan juga siapa menyetujui apa. Cuti mungkin cukup disetujui atasan langsung, sedangkan reimburse di atas nominal tertentu perlu persetujuan kedua dari pemilik atau bagian keuangan. Batas nominalnya kamu tentukan sendiri sesuai kebijakan kantor.

Alat apa saja yang dibutuhkan?

Untuk kantor kecil, kombinasi berikut sudah cukup:

• Form untuk pengajuan. Bisa Google Form atau form bawaan n8n (Form Trigger).
• Google Sheets sebagai catatan semua pengajuan dan statusnya.
• n8n sebagai penggerak alur. Kalau belum mengenalnya, perbandingannya dengan alat lain ada di Zapier, Make, atau n8n.
• Email kantor untuk mengirim permintaan persetujuan dan pemberitahuan.

Isi form cuti cukup: nama, jenis cuti, tanggal mulai, tanggal selesai, alasan singkat, dan siapa yang menggantikan tugas. Form reimburse: nama, tanggal pengeluaran, kategori, nominal, keterangan, dan unggahan foto struk.

Bagaimana menyusun workflow persetujuannya di n8n?

Susunan node yang umum dipakai seperti ini:

Untuk reimburse dengan dua tingkat persetujuan, tambahkan IF setelah persetujuan pertama: bila nominal melewati batas, kirim lagi permintaan persetujuan ke penyetuju kedua. Untuk alur yang lebih rumit, dokumentasi n8n menyarankan memakai node Wait.

Tips penamaan: beri label tombol dalam bahasa Indonesia, misalnya "Setujui" dan "Tolak", agar atasan tidak ragu.

Isi email persetujuan juga menentukan seberapa cepat atasan memutuskan. Tampilkan semua yang ia perlukan dalam satu layar: nama pengaju, jenis pengajuan, tanggal atau nominal, alasan, dan tautan ke bukti bila ada. Atasan yang harus membuka spreadsheet dulu untuk memahami konteks cenderung menunda. Sebaliknya, jangan masukkan data yang tidak perlu, misalnya alasan cuti sakit yang terperinci, cukup jenisnya saja.

Sebelum dipakai seluruh kantor, uji alur dengan beberapa pengajuan palsu dari akunmu sendiri. Coba skenario disetujui, ditolak, dan tidak dijawab sama sekali, lalu pastikan setiap skenario berakhir dengan status yang benar di spreadsheet.

Apa bedanya alur cuti dan reimburse?

Keduanya memakai pola yang sama, tetapi ada detail yang berbeda.

Untuk cuti, kamu bisa menambahkan pengecekan sisa jatah dengan membaca sheet saldo cuti sebelum email persetujuan dikirim, lalu menampilkan sisa jatah di email agar atasan bisa memutuskan dengan cepat. Untuk reimburse, foto struk bisa dibaca otomatis dengan AI agar nominalnya dicocokkan; contohnya ada di OCR AI untuk invoice, tetapi tetap periksa manual sebelum dibayar.

Hal yang sering terlupa

• Pengingat untuk atasan. Kalau persetujuan belum diberikan dalam waktu tertentu, kirim pengingat. Atur juga penyetuju cadangan saat atasan sedang cuti.
• Akses spreadsheet. Data cuti dan reimburse adalah data pribadi karyawan. Batasi akses hanya untuk HR, keuangan, dan pemilik.
• Jejak keputusan. Simpan siapa yang menyetujui dan kapan. Ini penting saat ada pertanyaan di kemudian hari.
• Workflow gagal diam-diam. Aktifkan pemberitahuan error agar pengajuan tidak terhenti tanpa ada yang tahu.

Kalau kantormu juga ingin mencatat kehadiran dengan cara serupa, polanya dibahas di rekap absensi otomatis dengan Google Form dan n8n. Untuk gambaran yang lebih luas, lihat cara kantor kecil pindah dari kertas ke sistem digital.