Dedicated Secure Email: Email Bisnis Tanpa Bayar per User

Kebanyakan layanan email bisnis menagih per user. Makin besar tim, makin besar tagihannya, padahal yang dipakai tetap sama: kirim, terima, dan simpan email. Dedicated Secure Email dari Nivelva memakai cara hitung yang berbeda. Kamu mendapat satu server email khusus untuk perusahaanmu, dengan mailbox dan domain tanpa batas, dalam satu harga per server.

Panduan ini membahas apa itu Dedicated Secure Email, siapa yang cocok memakainya, fitur yang didapat, harga, cara order, sampai tips memilih antara layanan ini, Zimbra, dan SMTP relay.

Apa itu Dedicated Secure Email?

Dedicated Secure Email adalah layanan email bisnis di mana setiap pelanggan mendapat satu server email sendiri yang tidak dibagi dengan pelanggan lain. Server berada di Indonesia dan disiapkan oleh tim Nivelva lengkap dengan hostname dan pengaturan DNS email untuk domainmu.

Bedanya dengan email hosting bersama ada di dua hal. Pertama, sumber daya server hanya dipakai timmu, jadi aktivitas pelanggan lain tidak memengaruhi email kamu. Kedua, harga dihitung per server, sehingga menambah karyawan baru tidak menambah biaya bulanan selama kapasitas server masih cukup.

Siapa yang cocok memakai Dedicated Secure Email?

Layanan ini paling terasa manfaatnya untuk bisnis yang jumlah penggunanya sudah lumayan banyak atau terus bertambah. Beberapa contoh yang sering cocok:

• Perusahaan dengan banyak karyawan dan divisi. Setiap orang bisa punya mailbox sendiri, ditambah alamat bersama seperti sales@, support@, atau hr@, tanpa dihitung per kepala.
• Grup usaha dengan beberapa merek. Satu server bisa menampung banyak domain, jadi email setiap merek tetap rapi tanpa langganan terpisah.
• Bisnis yang peduli lokasi dan privasi data. Server berada di Indonesia, tidak dibagi dengan pelanggan lain, dan akses hanya untuk timmu serta engineer Nivelva yang menanganinya.
• Tim yang ingin lepas dari biaya per user di layanan email asing yang ditagih dalam dolar.

Kalau timmu baru dua atau tiga orang dan kebutuhan email masih sederhana, pertimbangkan dulu apakah server khusus memang diperlukan. Kalau belum yakin, bahasan kenapa email bisnis sebaiknya pakai domain sendiri bisa membantu menentukan langkah awal.

Fitur apa saja yang didapat?

Keamanan dan perlindungan dari spam

Email masuk melewati beberapa lapis pemeriksaan sebelum sampai ke inbox:

• Filter spam dan karantina untuk email yang mencurigakan.
• Pemindai antivirus untuk lampiran.
• Pemeriksaan SPF, DKIM, dan DMARC pada email masuk.
• Daftar blokir berdasarkan reputasi pengirim.
• Batas pengiriman keluar per akun untuk mencegah penyalahgunaan, misalnya bila ada akun yang kata sandinya bocor.

Koneksi selalu memakai TLS, dan data mailbox dienkripsi di penyimpanan. Untuk komunikasi yang sangat sensitif, tersedia opsi enkripsi ujung ke ujung dengan PGP atau S/MIME. Login juga mendukung 2-Factor Authentication lewat aplikasi authenticator seperti Google Authenticator, Authy, atau 1Password, dan admin bisa mewajibkan 2FA untuk semua user.

Fitur kerja harian

• Webmail di browser, plus akses IMAP dan SMTP untuk Outlook, Thunderbird, Apple Mail, atau aplikasi email di HP.
• Push notification di iOS dan Android lewat Exchange ActiveSync.
• Kalender dan kontak yang tersinkron dua arah lewat CalDAV dan CardDAV.
• Shared mailbox untuk tim, sehingga beberapa orang bisa membaca dan membalas dari satu inbox bersama.
• Alias tanpa batas untuk newsletter, pendaftaran akun, atau divisi.

Panel admin

Admin perusahaan mendapat panel untuk membuat dan menghapus user, mengatur kuota, membuat alias, dan mereset password. Jadi urusan karyawan baru atau karyawan yang keluar bisa diselesaikan sendiri tanpa menunggu tiket.

Berapa harga Dedicated Secure Email?

Harganya Rp400.000 per bulan untuk satu server. Bukan per mailbox. Berikut ringkasan isi paketnya:

Cara paling mudah menilai harganya adalah membandingkan dengan tagihan email yang kamu bayar sekarang. Kalikan biaya per user dengan jumlah karyawan, lalu bandingkan dengan satu harga server. Makin banyak user, biasanya makin terasa selisihnya.

Bagaimana cara order dan memulai?

Order Dedicated Secure Email dilakukan lewat tiket, bukan checkout otomatis. Tujuannya supaya tim Nivelva bisa menyesuaikan server dengan jumlah user dan besar email timmu.

Kalau belum punya domain, daftarkan dulu lewat Domain Murah. Kalau masih ragu soal kapasitas, kamu bisa konsultasi dulu lewat WhatsApp sebelum membuka tiket.

Bagaimana proses pindah dari layanan email lama?

Migrasi dari Google Workspace, Microsoft 365, cPanel, atau Zimbra dibantu tim Nivelva secara gratis. Yang dipindahkan meliputi mailbox, folder, dan lampiran. Perpindahan DNS dilakukan bertahap supaya email tidak hilang di tengah proses.

Secara umum, perpindahan email berjalan seperti ini: server baru disiapkan, isi mailbox lama disalin, lalu catatan MX domain diarahkan ke server baru. Selama DNS menyebar, sebagian email mungkin masih masuk ke server lama, karena itu penyalinan biasanya dilakukan ulang di akhir agar tidak ada yang tertinggal. Beri tahu karyawan jadwal perpindahannya dan pastikan mereka tahu cara login ke webmail atau aplikasi email yang baru.

Dedicated Secure Email, Dedicated Zimbra, atau SMTP relay?

Nivelva punya tiga layanan email dengan fungsi yang berbeda. Supaya tidak salah pilih, perhatikan tabel berikut:

Penting dicatat, email hosting tidak boleh dipakai untuk kirim massal. Syarat layanan Nivelva membatasi pengiriman 150 email per jam per akun di Secure Email. Untuk newsletter atau email promosi, gunakan layanan terpisah seperti yang dibahas di panduan Email Marketing dan SMTP Relay. Kalau timmu butuh kalender bersama dan fitur kolaborasi yang lebih lengkap, baca juga panduan Dedicated Zimbra.

Tips memaksimalkan email bisnis di server sendiri

• Wajibkan 2FA untuk semua user. Akun yang dibobol karena kata sandi lemah adalah penyebab umum spam keluar, dan akun seperti itu akan dikunci sampai dibersihkan.
• Pakai alias dan shared mailbox, bukan berbagi satu password ke banyak orang. Lebih aman dan jejaknya jelas.
• Jangan ubah catatan SPF, DKIM, dan DMARC sembarangan. Ketiganya membantu server penerima memastikan email benar-benar dari domainmu¹. Kalau perlu menambah layanan pengirim lain, konsultasikan dulu agar catatan DNS tetap benar.
• Rencanakan kapasitas. Cek pemakaian penyimpanan secara berkala dan ajukan kenaikan kapasitas sebelum penuh, karena email masuk ditolak bila kuota mailbox habis.
• Pisahkan email kerja dan email blast. Kirim massal lewat layanan email marketing agar reputasi server email kerja tetap terjaga.

Konsultasi kebutuhan Dedicated Secure Email