Tanda Tangan Elektronik, Sahkah dan Bagaimana Memakainya?

Ya, tanda tangan elektronik sah di Indonesia. Undang-Undang Informasi dan Transaksi Elektronik (UU ITE) Pasal 11 menyatakan tanda tangan elektronik memiliki kekuatan hukum dan akibat hukum yang sah selama memenuhi persyaratan tertentu, dan aturan pelaksananya ada di PP Nomor 71 Tahun 2019. Namun tidak semua "tanda tangan digital" sama kuatnya. Gambar tanda tangan yang ditempel di PDF berbeda jauh dengan tanda tangan yang dibuat memakai sertifikat elektronik resmi.

Kenapa ini penting? Bisnis online makin sering menandatangani kontrak dengan reseller, klien, atau vendor tanpa bertemu. Kalau suatu hari terjadi sengketa, jenis tanda tangan yang dipakai menentukan seberapa mudah kamu membuktikan bahwa dokumen itu benar ditandatangani pihak tersebut dan tidak diubah sesudahnya.

Apa saja syarat tanda tangan elektronik yang sah?

Menurut UU ITE, tanda tangan elektronik sah bila memenuhi beberapa syarat pokok:

• Data pembuatan tanda tangan hanya terkait dan dikuasai oleh penanda tangan.
• Setiap perubahan pada tanda tangan setelah penandatanganan dapat diketahui.
• Setiap perubahan pada dokumen yang ditandatangani setelah penandatanganan dapat diketahui.
• Ada cara untuk mengidentifikasi siapa penanda tangannya.
• Ada cara untuk menunjukkan bahwa penanda tangan telah menyetujui dokumen tersebut.

Syarat kedua dan ketiga inilah yang membedakan tanda tangan elektronik sungguhan dengan gambar tanda tangan biasa. Gambar tempelan bisa disalin ke dokumen mana pun, dan dokumennya bisa diubah tanpa jejak.

Tersertifikasi atau tidak tersertifikasi?

PP 71/2019 Pasal 60 membagi tanda tangan elektronik menjadi dua jenis.

Tanda tangan elektronik tersertifikasi dibuat dengan sertifikat elektronik yang diterbitkan Penyelenggara Sertifikasi Elektronik (PSrE) Indonesia yang diakui pemerintah, memakai perangkat pembuat tanda tangan elektronik tersertifikasi. Identitas penanda tangan sudah diverifikasi oleh PSrE, biasanya lewat KTP dan pengenalan wajah.

Tanda tangan elektronik tidak tersertifikasi dibuat tanpa jasa PSrE Indonesia. Contohnya mencentang persetujuan, mengetik nama, menggambar tanda tangan di aplikasi, atau menempel gambar tanda tangan pada PDF. Tetap bisa dipakai sebagai bukti, tetapi lebih lemah karena identitas penanda tangan dan keutuhan dokumen lebih sulit dibuktikan.

Untuk memastikan sebuah layanan tanda tangan elektronik benar-benar tersertifikasi, cek apakah PSrE yang dipakai terdaftar dan diakui Kementerian Komunikasi dan Digital (Komdigi). Klaim di situs penyedia saja tidak cukup.

Bagaimana cara memakainya dalam bisnis?

Alur umum memakai tanda tangan elektronik tersertifikasi:

1. Pilih layanan yang memakai PSrE Indonesia berinduk.
2. Daftar dan verifikasi identitas. Biasanya dengan KTP dan swafoto atau pengenalan wajah. Setelah lolos, kamu mendapat sertifikat elektronik.
3. Unggah dokumen dalam format PDF, lalu tentukan posisi tanda tangan dan siapa saja penanda tangannya.
4. Kirim ke pihak lain. Penanda tangan lain juga perlu terverifikasi di layanan tersebut.
5. Tanda tangani dengan autentikasi, misalnya PIN atau OTP.
6. Simpan dokumen final beserta jejak audit (audit trail) dari layanan.

Untuk dokumen yang memerlukan bea meterai, gunakan meterai elektronik (e-meterai) yang dibeli dari kanal resmi. Meterai tempel tidak bisa dipakai pada dokumen digital.

Contoh pemakaian yang paling sering

Bagi pelaku usaha online, tanda tangan elektronik paling terasa manfaatnya untuk:

• Perjanjian kerja sama dengan reseller atau mitra. Lihat cara membuat surat perjanjian kerja sama dengan reseller.
• Kontrak dengan klien jasa, misalnya freelance. Contohnya ada di cara membuat kontrak freelance.
• Penawaran harga dan persetujuan proyek dengan klien perusahaan.
• Dokumen internal seperti perjanjian kerja dan persetujuan cuti.

Jangan lupa bahwa dokumen yang ditandatangani tetap perlu dibaca dengan teliti. Alat bantu seperti AI bisa membantu memahami isi kontrak, dengan batasan yang dibahas di manfaat dan batasan AI untuk review kontrak.

Bagaimana memilih layanan tanda tangan elektronik?

Sebelum berlangganan, bandingkan beberapa hal. Pertama, status PSrE yang dipakai: apakah tanda tangannya tersertifikasi oleh PSrE Indonesia yang diakui. Kedua, kemudahan bagi pihak lain: bila reseller atau klienmu harus mendaftar dan verifikasi di layanan yang sama, pilih yang prosesnya sederhana. Ketiga, skema biaya: ada layanan yang menghitung per tanda tangan, per dokumen, atau langganan bulanan. Hitung perkiraan jumlah dokumen per bulan agar tidak membayar lebih dari yang dibutuhkan.

Perhatikan juga apakah layanan menyediakan e-meterai dalam alur yang sama, jejak audit yang bisa diunduh, dan tempat penyimpanan dokumen. Untuk usaha yang baru mulai, tanda tangan tersertifikasi cukup dipakai untuk dokumen penting saja, sementara persetujuan rutin bisa memakai cara yang lebih sederhana.

Tips agar tetap aman

Simpan dokumen asli yang ditandatangani secara elektronik dalam format aslinya, jangan dicetak lalu dipindai ulang, karena bukti keasliannya ada di berkas digital. Lindungi akun layanan tanda tangan dengan PIN yang kuat dan jangan menyerahkan akses ke orang lain, termasuk karyawan. Pada tanda tangan tersertifikasi, siapa pun yang memegang akunmu bisa "menandatangani" atas namamu.

Kirim dan terima dokumen kontrak lewat email resmi usaha, bukan akun pribadi yang dipakai bersama. Ini memudahkan pelacakan bila suatu hari perlu membuktikan kapan dan dari siapa dokumen dikirim.