Cara Membuat Surat Perjanjian Kerja Sama dengan Reseller

Sudah punya beberapa reseller tapi kesepakatannya hanya lewat chat? Saat semuanya lancar, hal itu jarang jadi masalah. Masalah muncul ketika ada reseller yang menjual jauh di bawah harga, menunggak pembayaran, atau memakai nama brand-mu untuk produk lain. Surat perjanjian kerja sama membuat aturan main tertulis dan disepakati sejak awal, sehingga perselisihan lebih mudah diselesaikan.

Perjanjian tidak harus panjang atau penuh istilah hukum. Yang penting jelas, adil untuk kedua pihak, dan sesuai cara kerja usahamu. Langkah di bawah membantumu menyusunnya dari nol.

Apa syarat perjanjian yang sah?

Hukum perdata Indonesia (Pasal 1320 KUHPerdata) menetapkan empat syarat sah perjanjian: kesepakatan para pihak, kecakapan para pihak untuk membuat perikatan, suatu hal tertentu yang diperjanjikan, dan sebab yang halal (tidak melanggar hukum). Perjanjian yang dibuat secara sah berlaku sebagai undang-undang bagi para pihak yang membuatnya, sesuai Pasal 1338 KUHPerdata.

Dalam praktik, artinya: kedua pihak setuju tanpa paksaan, sudah dewasa atau mewakili badan usaha secara sah, objeknya jelas (produk apa, dengan syarat apa), dan isinya tidak melanggar aturan. Perjanjian dengan pihak Indonesia juga wajib memakai bahasa Indonesia, boleh disertai terjemahan bila ada pihak asing.

Langkah menyusun perjanjian reseller

Langkah 1: Tentukan model kerja sama

Sebelum menulis, putuskan dulu modelnya. Apakah reseller membeli putus (stok jadi milik reseller), dropship (kamu mengirim langsung ke pembeli atas nama reseller), atau titip jual (konsinyasi)? Model ini memengaruhi pasal soal pembayaran, stok, dan retur. Perbedaan model reseller dan dropship dibahas di dropship atau reseller untuk pemula.

Langkah 2: Tulis identitas para pihak

Cantumkan nama lengkap, nomor identitas, alamat, dan kontak. Bila salah satu pihak berbadan usaha, tulis nama badan usaha, alamat, dan nama serta jabatan orang yang berwenang menandatangani.

Langkah 3: Rinci produk, harga, dan aturan harga jual

Tulis produk yang boleh dijual, harga reseller, dan bagaimana perubahan harga diberitahukan. Bila kamu menetapkan harga jual yang dianjurkan, tulis dengan jelas apa yang terjadi bila reseller menjual jauh di bawahnya, misalnya teguran lalu penghentian status reseller. Rumuskan dengan hati-hati, karena pengaturan harga yang terlalu kaku bisa bersinggungan dengan aturan persaingan usaha. Bila ragu, konsultasikan dengan ahli hukum.

Langkah 4: Atur pemesanan, pembayaran, dan pengiriman

Jelaskan minimal pemesanan, cara memesan, metode dan batas waktu pembayaran, serta siapa menanggung ongkos kirim. Untuk pembelian tempo, tulis tanggal jatuh tempo dan konsekuensi keterlambatan. Pembayaran yang jelas tercatat bisa dibantu dengan invoice resmi. Formatnya ada di cara membuat invoice profesional.

Langkah 5: Sepakati target, wilayah, dan eksklusivitas

Bila ada target pembelian minimum per periode atau pembagian wilayah, tuliskan angkanya dan apa akibatnya bila tidak tercapai. Bila reseller tidak eksklusif, tegaskan bahwa kamu boleh menunjuk reseller lain di wilayah yang sama.

Langkah 6: Atur retur, garansi, dan keluhan pelanggan

Tentukan barang apa yang bisa diretur (misalnya cacat produksi), batas waktu pengajuan, dan bukti yang dibutuhkan. Jelaskan juga siapa yang melayani keluhan pembeli akhir.

Langkah 7: Lindungi merek dan materi promosi

Atur bagaimana reseller boleh memakai logo, foto produk, dan nama brand-mu. Misalnya, boleh memakai foto resmi tapi tidak boleh membuat akun yang menyerupai akun resmi, atau menambah klaim yang tidak benar tentang produk.

Langkah 8: Tetapkan jangka waktu dan cara mengakhiri

Tulis tanggal mulai, lama perjanjian, dan apakah diperpanjang otomatis. Sebutkan alasan perjanjian bisa diakhiri sepihak (misalnya pelanggaran berat atau tunggakan), berapa lama pemberitahuan sebelumnya, dan bagaimana sisa stok serta kewajiban pembayaran diselesaikan.

Langkah 9: Atur penyelesaian sengketa dan tanda tangan

Umumnya disepakati musyawarah lebih dulu, lalu pengadilan negeri tertentu atau arbitrase bila tidak tercapai kesepakatan. Kedua pihak lalu menandatangani, bisa secara basah atau dengan tanda tangan elektronik. Meterai bukan syarat sah perjanjian, tetapi dokumen perjanjian merupakan objek bea meterai sehingga sebaiknya dibubuhi meterai agar bisa dipakai sebagai alat bukti.

Kesalahan apa yang sering terjadi?

Kesalahan paling umum adalah perjanjian yang terlalu umum. Kalimat seperti "pembayaran dilakukan tepat waktu" tidak membantu bila tidak ada tanggal atau batas hari yang jelas. Tulis angka: berapa hari setelah barang diterima, berapa minimal order, berapa lama batas pengajuan retur.

Kesalahan kedua adalah perjanjian yang hanya melindungi satu pihak. Reseller yang merasa dirugikan cenderung tidak serius menjalankan kesepakatan, atau mundur di tengah jalan. Perjanjian yang seimbang, misalnya menjamin pasokan dan pemberitahuan perubahan harga lebih awal, justru membuat reseller betah.

Kesalahan ketiga adalah lupa memperbarui. Saat harga, produk, atau sistem pemesanan berubah, buat adendum tertulis yang ditandatangani kedua pihak, jangan hanya mengumumkan lewat grup chat. Simpan juga semua perjanjian dan adendum di satu folder agar mudah dicari bila suatu saat dibutuhkan.

Ringkasan pasal yang perlu ada

Checklist sebelum perjanjian ditandatangani:

• Model kerja sama (beli putus, dropship, atau titip jual) sudah tertulis jelas.
• Harga, pembayaran, dan jatuh tempo tercantum dengan angka.
• Retur, merek, dan cara mengakhiri kerja sama sudah diatur.
• Kedua pihak sudah membaca dan menyetujui setiap pasal.
• Dokumen ditandatangani dan masing-masing pihak menyimpan salinannya.