Notifikasi Pesanan Baru ke Grup Telegram dengan n8n

Pesanan baru bisa langsung dikirim ke grup Telegram tim lewat workflow n8n sederhana: satu node pemicu yang mendeteksi pesanan masuk, dan satu node Telegram yang mengirim ringkasannya ke grup. Pemasangannya biasanya selesai kurang dari satu jam.

Kenapa ini penting? Pesanan yang terlambat diproses sering berujung komplain atau pembatalan. Kalau admin harus membuka dasbor toko berkali-kali sehari, pesanan yang masuk di jam sepi mudah terlewat. Notifikasi di grup membuat semua orang yang terlibat, dari admin, gudang, sampai pemilik, melihat pesanan yang sama pada saat yang sama.

Apa saja yang dibutuhkan?

• Instance n8n yang bisa diakses dari internet lewat HTTPS. Pemicu berbasis webhook butuh alamat publik. Kalau belum kenal n8n, mulai dari apa itu n8n.
• Akun Telegram dan grup untuk tim.
• Akses admin ke toko online (WooCommerce, Shopify, atau sistem lain yang bisa mengirim webhook).

Langkah 1: Buat bot dan masukkan ke grup

Buka chat dengan @BotFather di Telegram, kirim /newbot, lalu ikuti petunjuk untuk memberi nama dan username bot. BotFather akan memberikan token berbentuk angka, titik dua, lalu deretan karakter. Simpan token ini seperti password.

Setelah itu tambahkan bot ke grup tim seperti menambahkan anggota biasa. Bot tidak perlu dijadikan admin hanya untuk mengirim pesan.

Langkah 2: Bagaimana mencari chat ID grup?

Node Telegram di n8n butuh chat ID, bukan nama grup. Cara termudah:

1. Setelah bot masuk grup, kirim pesan di grup yang menyebut bot, misalnya /start@namabot.
2. Buka di browser: https://api.telegram.org/bot<TOKEN>/getUpdates.
3. Cari bagian "chat":{"id": ...} dengan tipe group atau supergroup.

Chat ID grup selalu bernilai negatif. Supergroup biasanya diawali -100. Salin seluruh angkanya termasuk tanda minus.

Langkah 3: Pemicu apa yang cocok untuk tokomu?

Ini bagian yang bergantung pada platform tokomu:

• WooCommerce: pakai node WooCommerce Trigger dengan event pesanan dibuat (order created). Butuh kredensial REST API WooCommerce.
• Shopify: pakai node Shopify Trigger dengan topik pesanan baru.
• Sistem lain: pakai node Webhook di n8n, salin URL produksinya, lalu daftarkan di pengaturan webhook toko atau aplikasi kasirmu. Konsep dasarnya dijelaskan di apa itu webhook.

Setelah pemicu dipasang, buat satu pesanan uji di toko agar n8n menangkap contoh data. Data contoh ini memudahkan memilih kolom di langkah berikutnya.

Langkah 4: Susun pesan di node Telegram

Tambahkan node Telegram dengan operasi Send Message. Isi kredensial dengan token bot, lalu isi Chat ID dengan angka dari langkah 2. Di kolom Text, tulis pesan memakai expression yang mengambil data pesanan. Contoh untuk data WooCommerce:

🛒 Pesanan baru #{{ $json.id }}
Nama: {{ $json.billing.first_name }} {{ $json.billing.last_name }}
Total: Rp{{ $json.total }}
Pembayaran: {{ $json.payment_method_title }}
Status: {{ $json.status }}

Nama kolom berbeda di tiap platform, jadi sesuaikan dengan data contoh yang tertangkap di langkah 3. Beberapa pengaturan di Additional Fields yang berguna:

• Parse Mode: pilih HTML bila ingin teks tebal atau tautan. Hati-hati, karakter seperti < dan & di nama produk harus di-escape.
• Append n8n Attribution: matikan agar pesan tidak diberi tambahan teks "sent automatically with n8n" di bagian akhir.
• Disable Notification: aktifkan untuk pesanan kecil bila tim tidak ingin bunyi notifikasi terus-menerus.

Langkah 5: Uji, lalu aktifkan

Jalankan workflow dalam mode uji, buat pesanan percobaan, dan pastikan pesan muncul di grup dengan format yang benar. Setelah itu aktifkan workflow. Ingat bahwa n8n membedakan URL webhook uji dan produksi: pemicu baru benar-benar mendengarkan pesanan sungguhan setelah workflow aktif. Kalau pesan tidak kunjung datang, lihat penyebab webhook n8n tidak jalan.

Apa saja yang bisa dikembangkan, dan apa batasnya?

Ada batas yang perlu diingat. FAQ resmi Telegram menyebut bot tidak bisa mengirim lebih dari 20 pesan per menit ke satu grup. Untuk toko dengan lonjakan pesanan saat promo, batas ini bisa tercapai. Solusinya, gabungkan beberapa pesanan dalam satu pesan berkala, atau kirim hanya pesanan yang butuh tindakan cepat. Untuk rekap, lihat laporan penjualan harian otomatis dengan n8n.

Jaga juga data pribadi pelanggan. Grup Telegram tim sebaiknya hanya berisi orang yang memang memproses pesanan, dan pesan cukup memuat data yang diperlukan. Alamat lengkap dan nomor telepon tidak selalu perlu ikut dikirim.

Satu hal lagi: simpan token bot hanya di kredensial n8n, jangan ditempel di kolom teks workflow atau dibagikan di grup. Siapa pun yang memegang token bisa mengirim pesan atas nama bot. Bila token bocor, cabut lewat perintah /revoke di BotFather, lalu perbarui kredensial di n8n dengan token yang baru.