Laporan Penjualan Harian Otomatis dengan n8n

Masih ada yang setiap pagi membuka spreadsheet pesanan, menjumlahkan penjualan kemarin, lalu mengetik ringkasannya di grup chat? Pekerjaan itu bisa diserahkan ke n8n. Alurnya berjalan sendiri tiap pagi, mengambil data penjualan, menghitung angka penting, lalu mengirim laporan ke tim.

Tugas semacam ini memang sederhana. Masalahnya, ia rutin, memakan waktu, dan mudah terlewat saat orang yang biasa mengerjakannya sedang cuti. Panduan di bawah menyusunnya langkah demi langkah. Kalau kamu belum kenal n8n, baca dulu apa itu n8n.

Sebelum mulai: data penjualanmu ada di mana?

Langkah pertama di editor baru bisa disusun setelah kamu tahu sumber datanya. Untuk usaha kecil dan menengah, biasanya salah satu dari tiga ini:

• Spreadsheet. Pesanan yang dicatat di Google Sheets dibaca dengan node Google Sheets.
• Database toko online. Toko yang memakai PostgreSQL atau MySQL bisa dibaca langsung dengan node database dan query SQL. Pakai akun database khusus yang hanya boleh membaca.
• API aplikasi kasir atau marketplace. Bila aplikasinya menyediakan API, node HTTP Request bisa mengambil data pesanan.

Datanya masih tersebar di beberapa tempat? Ini saat yang baik untuk merapikannya ke satu database. Pilihannya dibahas di artikel apa itu cloud database.

Langkah membuat laporan penjualan otomatis

Node yang disebut di bawah adalah node bawaan n8n. Nama dan pilihannya bisa sedikit berbeda antar versi, jadi cek dokumentasi resmi n8n bila ada yang tidak sama.

Langkah 1: Buat workflow dan pasang Schedule Trigger

Buat workflow baru, lalu tambahkan Schedule Trigger yang berjalan setiap hari, misalnya pukul 07.00. Pastikan zona waktu di pengaturan workflow sudah Asia/Jakarta agar jamnya tepat.

Langkah 2: Ambil data pesanan kemarin

Untuk database, tulis query yang memfilter tanggal pesanan sama dengan kemarin. Untuk spreadsheet, baca semua baris lalu saring berdasarkan kolom tanggal.

Langkah 3: Saring pesanan yang valid

Pakai node Filter atau IF untuk membuang pesanan batal atau belum dibayar. Yang tersisa hanya pesanan berstatus lunas atau selesai.

Langkah 4: Hitung ringkasannya

Node Summarize bisa menjumlahkan kolom total dan menghitung jumlah pesanan. Hitungan yang lebih rumit, seperti tiga produk terlaris, lebih mudah dikerjakan node Code dengan sedikit JavaScript.

Laporan juga jauh lebih berguna bila ada pembanding. Ambil data dua hari lalu atau minggu lalu di hari yang sama, lalu tampilkan selisihnya. Tim jadi cepat tahu apakah penjualan sedang naik atau turun.

Langkah 5: Susun teks laporan

Gabungkan angka menjadi pesan yang enak dibaca, misalnya "Omzet kemarin Rp4.250.000 dari 37 pesanan. Terlaris: Kopi Susu 1L." Angka pada contoh ini hanya ilustrasi format, bukan data nyata.

Langkah 6 (opsional): Tambahkan ringkasan AI

Setelah angka dihitung, node AI bisa menulis dua atau tiga kalimat analisis, misalnya produk mana yang turun dibanding minggu lalu. Model AI dihubungkan dengan API key dari penyedia pilihanmu, atau lewat AI gateway bila memakai beberapa penyedia.

Pegang satu prinsip: angka dihitung oleh node biasa, bukan oleh AI. Model bahasa bisa keliru menjumlahkan. Tugas AI cukup menjelaskan angka yang sudah pasti benar.

Langkah 7: Kirim ke tim

Pakai node Send Email (lewat SMTP) atau node Telegram. Untuk WhatsApp, n8n punya node WhatsApp Business Cloud, atau kamu bisa memanggil WAHA lewat HTTP Request.

Langkah 8: Pasang pengaman kegagalan

Alur otomatis yang gagal diam-diam lebih berbahaya daripada tidak ada otomasi, karena tim mengira laporannya aman.

• Buat error workflow. n8n punya node Error Trigger. Buat satu workflow yang mengirim pesan ke admin, lalu pasang sebagai error workflow di pengaturan alur laporan.
• Kirim laporan walau kosong. Kalau tidak ada pesanan, tetap kirim pesan "tidak ada penjualan kemarin". Dengan begitu, tidak adanya pesan berarti ada masalah.
• Biasakan cek riwayat eksekusi. Setiap eksekusi tercatat di n8n, lengkap dengan data di setiap node, sehingga langkah yang bermasalah mudah dilacak.

Langkah 9: Uji, lalu aktifkan

Jalankan alur secara manual dengan data contoh dan periksa hasilnya. Kalau sudah sesuai, aktifkan workflow agar berjalan otomatis.

Di mana n8n sebaiknya dijalankan?

Workflow terjadwal harus tetap berjalan walau laptopmu mati, jadi n8n perlu menyala di server. Di Nivelva Apps, n8n bisa dipasang sekali klik di server terisolasi, dengan alamat namamu.nivelva.app dan SSL otomatis.

Paket minimal n8n adalah Medium, dan harga mengikuti halaman Apps saat artikel ini ditulis. Satu laporan harian termasuk beban ringan. Paket lebih besar baru perlu dipertimbangkan bila nanti banyak workflow berjalan bersamaan.

Pengelolaan dilakukan lewat panel: restart, update, melihat log, dan memantau CPU serta RAM. Akses SSH tidak disediakan. Backup harian tersedia sebagai add-on berbayar, berguna agar workflow dan kredensial tidak hilang.

Ringkasan node yang dipakai

Checklist sebelum alur dilepas:

• Zona waktu workflow sudah Asia/Jakarta.
• Akun database yang dipakai hanya boleh membaca.
• Filter sudah membuang pesanan batal dan belum dibayar.
• Angka dihitung node biasa, AI hanya menjelaskan.
• Error workflow terpasang dan laporan kosong tetap terkirim.
• Uji manual berhasil, lalu workflow diaktifkan.