Outsource atau Tim IT Sendiri untuk Perusahaan Kecil?

Outsource IT berarti menyerahkan pengelolaan perangkat, jaringan, server, atau dukungan pengguna ke pihak luar dengan kontrak. Tim IT sendiri berarti merekrut orang yang menjadi karyawanmu dan bekerja penuh untuk perusahaan. Keduanya bisa berhasil, dan keduanya bisa gagal.

Yang dipertaruhkan bila salah pilih cukup besar. Merekrut terlalu cepat membuat biaya tetap membengkak untuk pekerjaan yang sebenarnya cuma beberapa jam seminggu. Sebaliknya, terlalu lama bergantung pada vendor tanpa orang dalam membuat kamu tidak tahu apa yang sebenarnya terjadi di sistemmu sendiri.

Apa bedanya dalam praktik sehari-hari?

Cara kerja outsource IT

Biasanya ada dua bentuk. Pertama, kontrak bulanan (managed service) yang mencakup pemantauan, pembaruan, backup, dan bantuan pengguna dalam batas tertentu. Kedua, panggilan per kasus, saat kamu membayar hanya ketika ada masalah atau proyek.

Kelebihannya, kamu mendapat akses ke orang dengan keahlian beragam (jaringan, server, keamanan) tanpa harus merekrut semuanya. Kekurangannya, vendor tidak duduk di kantormu. Mereka tidak tahu bahwa printer gudang selalu bermasalah setiap awal bulan, kecuali ada yang memberi tahu.

Cara kerja tim IT internal

Satu atau dua orang IT di kantor bisa langsung turun tangan, ikut rapat, dan paham kebiasaan kerja setiap divisi. Mereka juga menjadi penyimpan pengetahuan: password ada di mana, siapa yang punya akses apa, kenapa sistem diatur seperti itu.

Tantangannya ada di cakupan. Satu orang jarang ahli di semua bidang, dan saat ia cuti atau resign, pengetahuan itu ikut pergi kalau tidak didokumentasikan.

Perbandingan langsung

Kapan memilih outsource, kapan tim sendiri?

Pilih outsource bila jumlah karyawanmu masih sedikit, sebagian besar aplikasi berbasis cloud, dan masalah IT muncul tidak setiap hari. Dalam kondisi ini, membayar orang penuh waktu sering berarti membayar banyak jam menunggu. Outsource juga masuk akal untuk pekerjaan yang butuh keahlian khusus tapi jarang, seperti mengatur firewall, memindahkan server, atau audit keamanan.

Pilih tim sendiri bila sistem IT sudah menjadi bagian inti cara perusahaan menghasilkan uang. Contohnya toko online dengan sistem gudang buatan sendiri, atau perusahaan jasa yang alur kerjanya hidup di aplikasi internal. Di sini, orang yang memahami proses dari dalam jauh lebih berharga daripada respons cepat dari luar.

Banyak perusahaan kecil akhirnya memakai model campuran. Satu orang internal menjadi penanggung jawab IT (kadang merangkap tugas lain), sedangkan pekerjaan berat dan berkeahlian khusus diserahkan ke vendor. Orang internal ini yang memegang daftar aset, mengatur akses, dan menjadi penghubung dengan vendor. Pola yang sama berlaku di bidang keamanan, seperti dibahas di SOC internal atau outsource.

Bagaimana memilih vendor outsource yang tepat?

Pertanyaan yang perlu diajukan

• Apa saja yang termasuk dalam biaya bulanan, dan apa yang dihitung terpisah?
• Berapa lama waktu respons dan waktu penyelesaian untuk masalah mendesak? Minta tertulis di SLA.
• Bagaimana mereka mendokumentasikan pekerjaan? Kamu berhak menerima dokumentasi itu.
• Apa yang terjadi saat kontrak berakhir? Pastikan ada proses serah terima yang jelas.

Tanda bahaya

Vendor yang menolak memberikan akses admin ke akunmu sendiri, atau mendaftarkan domain dan layanan atas nama mereka, perlu diwaspadai. Masalah serupa sering terjadi pada domain, seperti diceritakan di domain atas nama vendor web.

Bagaimana menghitung biaya secara adil?

Bandingkan biaya total, bukan hanya gaji dengan harga kontrak. Untuk tim sendiri, masukkan gaji, BPJS, THR, perangkat kerja, lisensi alat, pelatihan, serta waktu dan biaya rekrutmen ulang bila orangnya keluar. Untuk outsource, masukkan biaya bulanan, biaya per kasus di luar paket, dan waktu staf internal yang tersita untuk berkoordinasi.

Lalu catat berapa jam per bulan sebenarnya dihabiskan untuk urusan IT selama dua atau tiga bulan terakhir. Angka ini yang paling jujur menunjukkan apakah kamu butuh orang penuh waktu atau belum.

Cara mencatatnya sederhana. Buat satu lembar bersama berisi tanggal, masalah, siapa yang menangani, dan berapa lama selesai. Setelah beberapa bulan, pola akan terlihat: apakah masalahnya kecil tapi sering (lebih cocok ditangani orang di kantor), atau jarang tapi rumit (lebih cocok diserahkan ke ahli dari luar). Lembar yang sama juga berguna sebagai bahan saat menegosiasikan isi kontrak dengan vendor, karena kamu tahu persis jenis bantuan apa yang paling sering dibutuhkan.

Untuk server dan aplikasi, ada jalan tengah lain: layanan yang sudah dikelola penyedianya. Pilihan ini dibahas di managed VPS atau unmanaged.